Altas sin errores: evitar duplicados y datos incompletos
Reto
- Reto 1: Evitar duplicados y datos incompletos en altas de la hoja de cálculo compartida
- Reto 2: Evidencia una clara dependencia de registros manuales expuestos a riesgos de errores.
Necesidad
En Toyota Canarias están registrando altas en una hoja de cálculo compartida (Voluntarios, Donaciones y Proyectos) mediante una pestaña de “Altas”.
Al introducir los datos a mano, a veces se repiten registros o quedan campos sin rellenar.
Esto provoca confusión y hace más difícil encontrar la información correcta cuando se necesita.
Además, si no se revisa y marca como “Validado = Sí/No” en menos de 48 horas, el error se arrastra y afecta al seguimiento.
La empresa necesita que cada alta sea completa, única y fácil de identificar desde el primer momento.
Solución
Descripción de la solución (4-6 líneas)
Crear un “formulario de alta” sencillo (Google/Microsoft Forms) conectado a la hoja de cálculo, para que nadie escriba directamente en la tabla. El formulario obliga a completar campos clave (evita incompletos) y usa un campo identificador único (ej. NIF/CIF o código interno) para detectar duplicados. La hoja tendrá una pestaña “ENTRADAS” (lo que llega del formulario) y otra “REGISTRO VALIDADO” (solo lo que se aprueba). Además, una regla de validación/alerta marcará posibles duplicados y errores básicos (correo, teléfono, fecha).
Qué tendría que hacer el usuario paso a paso (máx. 4 pasos)
1) Abrir el enlace del “Formulario de alta” y rellenar todos los campos obligatorios.
2) Enviar el formulario (los datos se guardan automáticamente en la pestaña ENTRADAS).
3) Revisar la marca de “posible duplicado/error” (si aparece) y corregir desde el propio formulario o avisar al responsable.
4) El responsable valida y pasa el registro a “REGISTRO VALIDADO” (copiar/pegar o marcar como aprobado).
Fases del Microproyecto
Fase 0
Startup Day
CompletadoPresentación del reto y formación de equipos.
Fase 1
Análisis
CompletadoInvestigación inicial y planteamiento de posibles soluciones.
Fase 2
Diseño y Prototipado
CompletadoDiseño, construcción y pruebas del prototipo de ensamblaje optimizado.
Fase 3
Desarrollo y Entrega
CompletadoElaboración del producto final y su entrega.
Fase 4
Cierre y Evaluación
CompletadoPresentación del prototipo final y resultados ante compañeros y empresa.
